Papa Johns escala la transformación de finanzas con Alteryx One y Google Cloud

Papa Johns siempre ha entendido el poder de tomar la iniciativa en la innovación.

La franquicia de pizza fue la primera en ofrecer pedidos en línea en todo el sistema en 2001. Ahora, con más de 6000 tiendas operando en decenas de países, la empresa ha sido igualmente ambiciosa sobre construir una base de datos y analítica de primer nivel, invirtiendo en Google Cloud Platform (GCP), BigQuery y capacidades de IA para seguir el ritmo de la velocidad y complejidad de sus operaciones globales.

Con una infraestructura de datos sólida, algunos equipos estaban trabajando con activos de analítica maduros. Sin embargo, el equipo de finanzas cargaba con una pesada carga operativa y necesitaba una mejor manera de administrar procesos comerciales complejos y de extremo a extremo sin depender de ingenieros de datos para cada flujo de trabajo.

Un proceso de alto riesgo oculto en el trabajo manual

Las operaciones de finanzas de Papa Johns se encuentran en el centro de un negocio de gastronomía complejo y global. El equipo gestiona procesos sensibles al riesgo relacionados con la facturación de franquicias, el cálculo de regalías, las comisiones de agregadores, el cumplimiento de SOX y el cierre de período.

Si bien Papa Johns había invertido mucho en Google Cloud y BigQuery, para el equipo de finanzas seguía siendo difícil acceder a los activos y operacionalizarlos en los procesos que ejecutaban cada mes.

En cambio, el equipo lidiaba con un conjunto heterogéneo de sistemas, hojas de cálculo y paneles de control, y unía manualmente información de múltiples fuentes durante el período de mayor presión de cada cierre financiero. La consecuencia era un agotamiento recurrente de la capacidad del equipo de finanzas y una ventana de riesgo.

Las obligaciones de cumplimiento de SOX sumaban otra capa de complejidad. Los procesos relacionados con SOX a menudo se registraban en herramientas como Visio o Excel, separadas de la lógica real del proceso. Cuando los flujos de trabajo cambiaban, la documentación podía quedar desactualizada.

Michael Wyant, Vicepresidente de Datos Empresariales y Soluciones Corporativas en Papa Johns, vio la oportunidad de cerrar esa brecha y optimizar el valor de su inversión en GCP y las capacidades de Gemini utilizando Alteryx One.

“Vimos a Alteryx como una forma de dar a nuestros usuarios funcionales acceso a los valiosos activos que hemos creado dentro de ese ecosistema, así como a nuestros sistemas financieros”, dijo Wyant.

Visibilizar y gobernar la lógica de finanzas con flujos de trabajo integrales

Wyant sabía que la oportunidad era más grande que automatizar unos pocos procesos clave. Finanzas necesitaba una forma de asumir la propiedad de la lógica empresarial, confiar en los cálculos, explicar las excepciones y crear un patrón escalable para el uso futuro de la IA. “Eso es fundamental cuando empiezas a pensar en la IA”, dijo Wyant. “Si intentas crear IA a partir de una sola tarea de forma aislada, le falta todo el contexto alrededor del proceso que hace que la IA sea poderosa”.

El equipo de Wyant comenzó con la facturación y conciliación de franquicias, un caso práctico complejo, pero un desafío apto que podría demostrar un alto grado de consistencia y precisión.

El equipo ya había estandarizado cómo se ingerían los datos financieros y había creado conjuntos de datos estructurados alineados con el calendario de finanzas en BigQuery. Para crear el flujo de trabajo, los datos fluyen desde múltiples sistemas de punto de venta y plataformas agregadoras como DoorDash y Uber Eats hacia BigQuery, y luego se enriquecen con datos de la tienda.

Ningún dato se mueve fuera del entorno gobernado. Live Query para BigQuery de Alteryx permite que cada cálculo se ejecute donde residen los datos, lo que preserva la seguridad y el cumplimiento.

“Alteryx se ajusta perfectamente a ese modelo porque los flujos de trabajo hacen que la lógica sea visible”, comentó Wyant. “Podemos aprender de ello, mejorarlo y mantenerlo actualizado”.

Con Alteryx, los cálculos complejos son visibles, repetibles y auditables. Los usuarios de finanzas pueden hacer preguntas en lenguaje natural, como comparar cifras mes a mes y recibir respuestas inmediatas mientras ven cómo se aplica la lógica. TI puede apoyar la gobernanza sin convertirse en un cuello de botella.

La asociación fue fundamental para la implementación. El equipo de Wyant, responsable de la gobernanza y los pipelines de datos, trabajó estrechamente con el vicepresidente sénior de finanzas, quien está a cargo de la lógica de negocio y puede adaptarla a medida que los requisitos cambian.

De cientos de horas a respuestas bajo demanda  

Alteryx permitió a Papa John's eliminar el esfuerzo manual detrás de la facturación y conciliación de franquicias, al tiempo que creó una base más sólida para la automatización de finanzas gobernada. El resultado más inmediato y tangible fue la reducción del trabajo manual de finanzas en hasta 400 horas al año.

La integración de Gemini ha ampliado aún más las posibilidades. Las preguntas que antes requerían buscar a la persona adecuada ahora pueden responderse en segundos. Y los controles de cumplimiento de SOX están integrados directamente en el flujo de trabajo, documentados automáticamente y siempre actualizados.

Escalar la inteligencia de procesos en toda la empresa

Desde el principio, Wyant y su equipo crearon el flujo de trabajo de facturación y conciliación como una plantilla para usar en toda la función de finanzas y más allá.

La empresa ha identificado más oportunidades en el programa de tarjetas de regalo Papa Cards, los procesos de reembolso a franquiciados, las ventas internacionales, los impuestos y las cuentas por pagar. “Nuestro equipo de finanzas definitivamente responde a los ahorros y al ROI, así que eso ha sido positivo”, mencionó Wyant. “Esperamos aprovechar el impulso y el entusiasmo, y eso ya está empezando a suceder”.

Mirando hacia el futuro, Wyant ve a Alteryx como una capa fundamental para la adopción de IA a gran escala. La integración con Model Context Protocol (MCP), que tanto Alteryx como Google Cloud admiten, posiciona a Papa Johns para extender sus conjuntos de datos gobernados a flujos de trabajo agénticos, lo que permite a los sistemas de IA actuar sobre datos de confianza con el contexto, la seguridad y los permisos adecuados ya integrados.

La visión es clara: dondequiera que haya trabajo rutinario que consuma capacidad estratégica, Alteryx le da a Papa Johns la capacidad de liberar esas horas y redirigirlas hacia el trabajo que hace impulsa el negocio.