Para gerar insights melhores, a maioria dos analistas combina os dados no Microsoft Excel e em outros programas de planilha eletrônica. Consolidar os dados no Excel faz parte de um processo maior, chamado preparação de dados. Porém, à medida que fontes de dados novas são incluídas, fica difícil combinar os dados nas planilhas do Excel.
Os termos "Mesclar" e "Consolidar" no Excel podem se referir a duas funções separadas. Por isso, criamos um pequeno guia para entender a melhor forma de combinar os dados e o que fazer quando consolidar os dados no Excel consome tempo demais. Na Alteryx, adoramos radicalizar quando assunto é a produtividade dos analistas de negócio. Por isso, incluímos informações sobre como melhorar o processo de preparação dos dados.
Como consolidar dados no Excel
Digamos que você receba dois conjuntos de dados sobre a quantidade de empréstimos que um grupo de membros tomou por ano. Cada conjunto está em uma pasta de trabalho separada do Excel. Como você quer saber o valor total dos empréstimos tomados por cada membro, talvez se pergunte como mesclar os dados no Excel.
Se os dois conjuntos de dados numéricos já estiverem formatados de forma semelhante, com todos os preços formatados como US$ 1,00, por exemplo, você poderá usar o recurso de consolidação do Excel (no menu suspenso "Dados").
Abra cada planilha que você planeja usar e confirme se os tipos de dado a serem consolidados no Excel coincidem.
- Em uma nova planilha vazia, selecione "Consolidar".
- Na caixa "Função", selecione a opção desejada. Neste exemplo, usamos "Soma" para somar o total de empréstimos solicitados por membro.
- Em "Referência", selecione "Navegar" para identificar as pastas de trabalho do Excel cujos dados você deseja consolidar. Adicione a(s) fonte(s).
- Importante: veja se os rótulos coincidem. Em seguida, clique em "OK", observe a propagação dos dados e comece a revisar ou analisar a planilha nova.
Como combinar dados de múltiplas planilhas no Excel
Vamos ver como combinar os dados de múltiplas planilhas no editor Excel Power Query. Este exemplo usa dois conjuntos de dados separados. O primeiro contém informações básicas dos membros, como renda, formação, número de telefone etc. O segundo contém informações sobre empréstimos dos membros, como valor, juros, status etc.
Cada conjunto de dados também contém o ID do membro, para juntarmos os dados nesse campo comum e comparar todos os dados lado a lado. Veja como:
- Primeiro, examinaremos superficialmente o conteúdo de cada conjunto e, em seguida, abriremos uma planilha nova para o conjunto de dados combinados.
- Em seguida, clicaremos na aba "Dados" da nova planilha e selecionaremos "Do Texto/CSV", pois os arquivos com os quais estamos trabalhando são csv. Você também pode importar arquivos do Excel. Para isso, selecione "Obter Dados".
- Começaremos importando nosso arquivo com as informações básicas dos membros, o que nos levará ao editor Power Query.
- Em seguida, para incluir nosso outro conjunto de dados, selecionaremos “Nova Fonte”, “Arquivo” e “Texto/CSV”. O conjunto de dados sobre as informações dos empréstimos será adicionado ao lado esquerdo.
- Para combinar esses dois conjuntos de dados, selecionaremos "Combinar Consultas" e "Combinar como Novo" para termos um espaço separado para o novo conjunto.
- Sabendo que o campo de dados em comum é "ID do membro", vamos selecionar essa coluna nos dois conjuntos.
- Excluiremos as colunas de que não precisamos do nosso conjunto de dados com as informações dos membros. Quando terminarmos, clicaremos no ícone ao lado de "member_loans" para expandir o conjunto que acabamos de trazer.
- Aqui, selecionaremos as colunas que queremos do conjunto de dados sobre os empréstimos dos membros. Não precisamos do ID do membro, pois ele já é uma coluna no conjunto de dados das informações dos membros.
- Quando terminarmos de selecionar, poderemos reorganizar essas colunas conforme necessário para nossa análise.
- Finalmente, clicaremos em "Fechar e Carregar" para ver o conjunto de dados finalizado e combinado na planilha vazia.
Outras formas de combinar células e colunas no Excel
Há várias formas de combinar células e colunas no Excel. Confira alguns exemplos:
Combine texto em colunas diferentes
- É possível combinar o texto das células em uma coluna nova usando o símbolo "&". Um exemplo de fórmula seria =A1&B1 para combinar texto sem espaços. Já =A1&" "&B1 pode ser usada para deixar um espaço entre o texto. Você pode usar a função CONCATENAR no lugar do "&", mas ela está limitada a 255 strings.
- É possível usar a função UNIRTEXTO para combinar múltiplas células ou colunas. Um exemplo da fórmula seria =UNIRTEXTO(” “, TRUE, A1:B1). A fórmula começa com o delimitador para definir como o texto deve ser separado. A etapa seguinte da fórmula é ignore_empty e, quando TRUE é usado, as células vazias são ignoradas. A última parte da fórmula envolve especificar as células que devem ser incluídas.
Preencha automaticamente os dados com padrões
- O Preenchimento Relâmpago preenche automaticamente os dados que apresentam um padrão. Para ativá-lo manualmente, acesse "Dados" e, em seguida, "Preenchimento Relâmpago" ou inclua as informações desejadas em uma coluna nova e pressione "Enter" para ver as novas informações.
Combine dados com um identificador comum
- Você pode usar a função PROCV para combinar dados com um nome ou ID em comum. Um exemplo de fórmula seria =PROCV(A2, ‘Different Table’!$A$2:$B$100, 2, TRUE). Ele começa com a célula a ser procurada. Depois, table_array para procurar o valor. A seguir, fica o número da coluna (col_index_num) onde incluir o valor. Por fim, FALSE para correspondências exatas ou TRUE para correspondências aproximadas ou as mais próximas.
Combinando células
- Para combinar células no Excel, primeiro selecione as células desejadas. Em seguida, clique com o botão direito do mouse, selecione "Formatar células", clique na aba "Alinhamento" e selecione "Mesclar células" na seção "Controle de texto". A combinação das células mantém apenas os valores da célula superior esquerda e descarta os valores das demais.
Prepare e combine os dados com o Alteryx
Imagine poder salvar as funções específicas que você usa para combinar os dados no Excel, personalizadas para cada fonte de dados, e depois reutilizá-las e compartilhá-las com os colegas.
Com o Alteryx, a preparação de dados é acessível e intuitiva, além de poder ser implementada em toda a organização. O Alteryx conta com uma aplicação vinculada para que os usuários explorem, estruturem e produzam conjuntos de dados prontos para o painel, a fim de concluir análises com mais rapidez e precisão.
O Alteryx foi projetado desde o início para reduzir o tempo da limpeza e da preparação dos dados. Na Alteryx, oferecemos uma análise de dados visual, inteligente e fácil de usar, que melhora a compreensão das informações em qualquer projeto ou organização. Confira nosso guia do Excel para Alteryx e inicie hoje mesmo uma avaliação gratuita.