Siemens processa 50 milhões de linhas de dados em minutos

Visão geral do caso de uso

A Siemens foi fundada em 1847 em Berlim, na Alemanha, e tem 380.000 funcionários em todo o mundo. Neste caso de uso, você vai saber como a empresa^* automatizou o processo de preparação e carregamento de dados com o Alteryx em toda a sua infraestrutura inteligente. Com isso, a Siemens economizou um tempo valioso na preparação de grandes volumes de dados para relatórios de produtividade. Graças ao Alteryx, profissionais treinados e não treinados em TI podem obter relatórios com mais rapidez. Além disso, a Siemens conseguiu implementar um processo totalmente integrado em um modelo complexo de dados financeiros corporativos de forma rápida, ágil e sem código.

_{*Desde outubro de 2019, esse caso de uso faz parte de uma empresa independente, a Siemens Energy.}

Descrição do problema a ser solucionado

A Siemens está presente em 85 países, por isso a consolidação de todos os seus dados financeiros é complexa e envolve todo o pessoal dos departamentos financeiros. Os dados financeiros são integrados com dados de mercado externo, dados de produtividade e dados detalhados de clientes ou produtos. O departamento financeiro calcula diversos KPIs, taxas de crescimento e margens, agregados de acordo com uma hierarquia regional através da segmentação de atividades. Todo esse trabalho foi feito em planilhas. Você deve imaginar o tamanho desses arquivos!

As organizações financeiras costumam trabalhar com modelos de planilhas e planilhas Excel com muitas fórmulas, o que geralmente envolve um grande número de riscos. Por exemplo, existe uma fórmula complexa para calcular determinados KPIs estratégicos, que são depois enviados a um executivo, e essa pessoa toma cada uma de suas decisões com base num erro contido na fórmula. Além disso, se a pergunta analítica variar um pouco, o controlador geralmente precisa voltar ao computador, refazer toda a análise na planilha e retornar com a resposta, o que costuma exigir muito tempo e esforço e ser um pesadelo.

Descrição da solução

Jon e Tony usam o Alteryx para conectar diversas fontes de dados, transformá-las e enviá-las ao Tableau. Essas fontes de dados ficam disponíveis no Tableau Server para criar conteúdo analítico. Jon e Tony podem facilmente fornecer aos analistas de negócios ou aos principais usuários corporativos acesso a essas fontes de dados que eles preparam, padronizam e controlam. Dessa forma, cada usuário pode produzir seu próprio conteúdo analítico com essas fontes de dados padronizadas e distribuí-lo de forma mais ampla por toda a empresa.

Todos os fluxos de trabalho do Alteryx residem no Alteryx Server e podem ser programados para operar sempre que desejarem. E isso está totalmente integrado, o que significa que os dados são extraídos diretamente das fontes e operados por meio do fluxo de trabalho. Em seguida, eles vão diretamente para o Tableau Server.

A Siemens agora usa o Alteryx principalmente para a preparação de dados. A equipe cria o fluxo de trabalho no Alteryx Designer e depois o publica no Alteryx Server, que também é chamado de Gallery. Ela então agenda esse fluxo de trabalho para ser executado a cada X horas. Os dados são extraídos enquanto o fluxo de trabalho está em execução no Server, passam pelo fluxo de trabalho e vão diretamente para o Tableau Server. As ferramentas de geração de relatórios do Alteryx ajudam a monitorar processos e garantir que estejam funcionando corretamente. Por exemplo, se houver um problema nesse fluxo de trabalho, uma notificação por e-mail será enviada no mesmo instante. A pessoa responsável pode, portanto, intervir. Esse processo é executado a cada duas horas em aproximadamente 50 milhões de linhas de dados.

Na divisão de gás e energia da Siemens, produtividade significa produzir mais com os mesmos recursos ou produzir o mesmo com menos recursos. Uma ferramenta de rastreamento, chamada PUMA, é usada globalmente para monitorar a produtividade. Para implementar essa ferramenta, a divisão definiu os objetivos, considerou o impacto potencial e implementou um plano concreto para mostrar as consequências financeiras. Essas etapas ajudaram a monitorar a produtividade, o que é importante para os relatórios. Quando Tony se juntou à equipe em 2016, ela usava relatórios trimestrais estáticos em formato PowerPoint, aprimorados com o complemento ThinkCell baseado em Excel.

Em 2017, a equipe descobriu o Tableau, mas a preparação dos dados ainda era feita no Excel, então o processo permaneceu em grande parte manual. Tony passou até quatro horas lá porque precisava usar a ferramenta PUMA, baixar arquivos do Excel, processá-los com muitas macros VBA, abrir o Tableau, atualizar as fontes de dados antes de publicá-los novamente no Tableau Server. Isso totalizou cerca de 3.000 linhas de código VBA que eram difíceis de manter, mesmo quando ele mesmo o escreveu. Um ano depois, mudanças tiveram que ser feitas para o novo exercício financeiro, o que foi um verdadeiro pesadelo. Também foi muito difícil transmitir todas essas informações a outras pessoas. E, com atualizações manuais, o risco de erros era alto. A equipe se viu no inferno do Excel e queria muito sair. Agora, com o Alteryx, a atualização é automatizada e ocorre a cada três horas. O Alteryx leva apenas cinco minutos.

O sistema PUMA não fornece todas as informações de que necessitam. Por exemplo, as metas são separadas e os dados históricos não fazem parte do resultado. A equipe então coleta informações que são armazenadas em arquivos do banco de dados Alteryx, em arquivos compartilhados na nuvem. Esta é uma conexão muito rápida e muito simples. Usando os fluxos de trabalho do Alteryx e a ferramenta Publicar no Tableau Server, a equipe publica com mais rapidez diretamente nos servidores do Tableau. E, como o sistema PUMA é usado por todos os 380 mil funcionários da Siemens, a equipe pode facilmente escalar essa solução e distribuí-la por toda a empresa, compartilhando fluxos de trabalho no Alteryx Server com outros usuários.

Benefícios alcançados

A combinação do Alteryx e do Tableau permite que a Siemens alcance resultados muito rapidamente. Os funcionários podem responder a perguntas complexas muito rapidamente, ao mesmo tempo que reduzem a intervenção manual. Agora, menos pessoas estão baixando dados para manipulá-los em planilhas. Na verdade, essas pessoas passam mais tempo na análise em si, o que leva a melhores insights.

A dupla Alteryx e Tableau as ajuda a definir as necessidades de negócios. Não há mais necessidade de recorrer a um especialista técnico, pois é fácil de implementar por conta própria. Isso evita a desconexão entre as profissões e o técnico especializado. Atualmente, os próprios funcionários podem implementar a solução ponta a ponta em semanas, em vez de meses. Os recursos self-service do Alteryx permitem que as equipes avancem rapidamente nos projetos analíticos e tenham controle total sobre processos e atualizações.

Essa plataforma também permite a troca de ideias sobre ações voltadas para aumentar a produtividade. Tudo fica mais transparente para todas as pessoas, e os fluxos de trabalho do Alteryx são muito fáceis de gerenciar. A Siemens armazena a maior parte dos dados em sistemas ERP. Por isso, a funcionalidade de conexão de dados oferecida pelo Alteryx Server é essencial. O conector SAP HANA permite que as equipes acessem facilmente todos os dados SAP com as informações operacionais necessárias para inteligência de negócios. A Comunidade Alteryx interna da Siemens também vem crescendo de forma significativa, fortalecendo o conhecimento em dados dentro da empresa.

Por Jon Cajacob e Tony Adam, gerente de projeto de dados e analytics financeiro/gerente global de desenvolvimento de negócios, Siemens