Sunbelt RentalsがAlteryx Oneで財務変革を推進

Sunbelt Rentalsは、成長を続ける方法を熟知しています。数十年にわたる買収と事業拡大を通じて、同社は米国、英国をはじめとする地域で事業を展開し、北米有数の規模を誇る機材レンタル企業へと成長しました。しかし、その規模の拡大とともにシステムの分断、定着した手作業中心のワークフロー、長年にわたる業務プロセスといった複雑さも引き継がれてきました。これらは従来の事業規模には対応できていましたが、現代の企業に求められるスピードには対応しきれていませんでした。

Sunbeltの経営陣はサイロ化されたシステムをつなぎ、反復作業を自動化し、すべてのビジネスユーザーがデータを活用できるようにするとともに、テクノロジースタック全体で進む変革に対応できる自動化された分析レイヤーの構築が必要であると認識していました。

従来のプロセスから最新のスケーラブルなワークフローへ

Sunbeltには、高い業務知識と豊富な経験を持つチームを擁する優れたデータ活用基盤がありました。こうした組織の知見は大きな強みでしたが、その一方で、多くの業務プロセスが20年もの間ほとんど変わらず運用されており、手作業やExcelによる処理、そして属人的な知識への依存が続いていました。

財務、経理、税務、オペレーション、車両管理の各部門では、それぞれ異なるSQLデータソースからデータを取得し、Excelで手作業によるレポート作成を行っていました。こうした時間のかかるプロセスはSOX準拠が必須である財務部門においてもリスクとなっていました。ガバナンスの効いたワークフローが整備されていなかったため、監査可能性に一貫性がなく、データリネージも不明確で業務をスケールさせることは困難でした。

財務テクノロジー・トランスフォーメーション担当ディレクターのLaShell Estes氏は、前職でデータと自動化の文化をゼロから構築した経験を持っています。彼女はビジネスユーザーが日常業務の中でテクノロジーを活用し、業務効率を向上できるようにすることを目的としてSunbeltに迎えられました。

その基盤ツールとして彼女が選んだのが、Alteryxでした。Estes氏は「Alteryxは、Excelで繰り返し行っている手作業のプロセスを自動化し、標準化や文書化を促進するとともに業務の効率化とスピード向上を実現します」と述べています。

Alteryx Oneを活用したガバナンスの効いた自動化モデルの構築

Sunbeltの変革戦略は活用促進、ガバナンス、そして部門横断の連携を中核としていました。Estes氏は、AlteryxをPower Automate、Power BI、Power Apps、Databricksなどのシステムをつなぐハイブリッドソリューションの「中核」と位置付けています。これにより、チームはデータの取り込み、準備、分析を行い、必要な場所へ成果を提供できるようになります。

また、Estes氏は組織全体にわたる変革と大規模な自動化を実現するには綿密に設計された戦略が不可欠であることも理解していました。彼女はその戦略を次の4つの柱に基づいて推進しました。

1. Alignment（連携）

最初の優先事項は、経営陣とIT部門の足並みをそろえることでした。SunbeltはCFOから強力な支援を受けていましたが、Estes氏は、財務部門、IT部門、事業部門が同じ方向を向いて取り組まなければ変革をスケールさせることはできないと考えていました。そのため、AlteryxをIT部門がエンタープライズ全体の優先事項、セキュリティ、ガバナンスに集中できるようにしながら、ビジネス部門が自ら課題を解決できるよう支援するプラットフォームとして位置付けました。

2. Enablement（活用促進）

Sunbeltは、トレーニングや認定資格の取得にも積極的に投資しました。Estes氏が着任した当時、Sunbeltが保有していたAlteryxライセンスは27件でした。しかし、5か月以内にAlteryxを利用できるユーザーは325人に増え、認定資格の取得数も約80件に達しました。

Sunbeltでは、トレーニング、オフィスアワー、さらにトレーニングプログラムの設計や導入促進を支援するパートナーとの連携を通じてユーザーの活用を支援しています。Estes氏は「単にツールを渡して、使ってくれることを期待するだけではいけません」と述べています。「必要なスキルを身に付けられるように研修を提供し、ツールの使い方をしっかり教える必要があります。」

3. 自動化の推進

ユーザーへのトレーニングを実施し、自動化の機会を特定した後、Sunbeltは8～12週間の自動化スプリントを開始しました。これにより、チームは繰り返し発生する手作業のプロセスを短期間で価値を生み出す自動化ワークフローへと転換できるようになりました。中にはシンプルな自動化もあります。一方で、より複雑なものもあります。そうした取り組みを積み重ねることで、Estes氏が「自動化マインドセット」と呼ぶ考え方が組織全体に根付いていきます。

Estes氏は、すべてのワークフローを再利用可能な資産として捉えていると話します。「目標は人々がすでに行っている業務を最大限に活用することです。自動化を文書化し、共有することでチームは既存のワークフローを土台として新たな仕組みを構築できるようになります。」

4. SOX準拠

初期のユースケースの多くは財務・会計部門向けだったため、SOX準拠は最初から組み込む必要がありました。Sunbeltは、SOX対応ワークフロー専用のAlteryx Serverを構築し、統制、文書化、ガバナンスを管理するためのServiceNowプロセスも整備しました。

アクセス制御、ワークフローの文書化、Alteryxのテレメトリによるデータリネージの追跡を備えたこのサーバー中心のガバナンス基盤はその後のあらゆる取り組みを支える土台となりました。

より迅速な意思決定と目に見える成果

成果はすぐに現れ、それもビジネスにとって最も重要な領域で実現しました。

税務・会計部門では、決算スケジュールに連動した自動化によって定型的な計算、仕訳作成、データ集計にかかる時間が大幅に削減されました。以前は6日かかっていたレポート作成プロセスは、わずか6秒で完了するようになりました。さらに、チームはAlteryxによって創出された分析価値が200万ドルを超えたことを確認しており、この金額は新たな部門への導入が進むにつれて増え続けています。

オペレーション部門では、以前はフリートチームが月に一度データを収集し、レポートを作成していました。Alteryxによってこのワークフローが自動化されたことで、現在では毎週実行できるようになりました。Estes氏は次のように述べています。「設備に不具合が発生した場合、以前はベンダーへの修理依頼まで30日待つ必要がありましたが、今では毎週通知できるようになりました。」修理サイクルの短縮により設備の稼働率が向上し、収益回復にも直接つながっています。

チームの自信の変化も、数値で示された成果に劣らず印象的でした。Estes氏は、「チームは今、仕事をこなすためだけの単調な作業ではなく、本当に取り組むべき仕事に時間を使えるようになりました」と語ります。「メンバーは自分たちの仕事、その成果、そして自分たちが生み出している価値に自信を持っています。」

Alteryx One、Databricks、AI活用ワークフローのスケールへ

Sunbeltの次のステージはさらなるスケールに向けた取り組みです。同社がDatabricksの活用を進める中で、Alteryx Oneがクラウドデータ、AI、そしてガバナンスの効いた分析を単一のプラットフォーム上でつなぐ重要な役割を果たす、とEstes氏は考えています。

その構想には、Databricksとのライブクエリの活用、Auto Insightsの利用拡大、さらに機械学習、アプリケーション機能、AIツールの活用が含まれています。Estes氏は、Alteryx Oneによってクラウドデータをビジネスプロセスへよりシームレスに取り込みながら、チームによるデータ活用のガバナンスも強化できると考えています。

AIの初期活用分野の一つが使用税（Use Tax）です。Sunbeltではすでに、Alteryxを使って使用税計算プロセスの一部を自動化し、API経由で請求書の詳細情報を取得しています。次のステップは、AlteryxのAIツールを活用してPDFを読み取り、使用税が納付済みかどうかを判定し、該当金額を抽出することで毎週何千件もの請求書を人手で確認する作業をなくすことです。

また、Sunbeltは社内の自動化コミュニティの拡大にも引き続き取り組んでいます。Estes氏のアドバイスはシンプルです。コミュニティを築き、ユーザーを育成し、早い段階でガバナンスを整備し、将来のスケールを見据えて取り組むことです。自動化は無理に進められるものではありません。しかし、チームがその価値を実感すれば自然と勢いが生まれます。