Sunbelt Rentals skaliert Finanztransformation mit Alteryx One

Sunbelt Rentals weiß, wie man wächst. Durch jahrzehntelange Akquisitionen und Expansion baute das Unternehmen eines der umfangreichsten Vermietungsnetzwerke Nordamerikas auf, das sich über die USA, Großbritannien und darüber hinaus erstreckt. Diese Größe brachte jedoch eine gewisse Komplexität mit sich: Isolierte Systeme, festgefahrene manuelle Arbeitsabläufe und starre Unternehmensprozesse hatten zwar ausgereicht, um Schritt zu halten, waren aber nicht auf die Geschwindigkeit ausgelegt, die ein modernes Unternehmen heute erfordert.

Die Führungsebene von Sunbelt erkannte die Notwendigkeit, eine automatisierte Analyseebene aufzubauen, die isolierte Systeme verbindet, wiederkehrende Aufgaben automatisiert, Daten in die Hände aller Benutzer:innen im Unternehmen legt und mit der Transformation, die bereits im gesamten Technologie-Stack stattfindet, Schritt halten kann.

Von veralteten Prozessen zu modernen, skalierbaren Workflows

Sunbelt verfügte über die Grundlage einer großartigen Datenorganisation mit fundiertem operativen Fachwissen und langjährigen Teams. Das institutionelle Wissen stellte zwar eine Stärke dar, bedeutete aber auch, dass viele Prozesse seit 20 Jahren auf die gleiche Weise ausgeführt wurden – oft manuell, in Excel und abhängig von veraltetem Wissen.

In Bereichen wie Finanzwesen, Buchhaltung, Steuerwesen, operativer Betrieb und Fuhrparkmanagement bezogen die Teams Daten aus unterschiedlichsten SQL-Quellen und erstellten Berichte manuell in Excel. Diese zeitaufwendigen Abläufe bargen zudem Risiken für den Finanzbereich, in dem die Einhaltung von SOX-Vorgaben unerlässlich ist. Ohne geregelte Workflows war die Prüfbarkeit inkonsistent, der Datenverlauf unklar und eine Skalierung unmöglich.

LaShell Estes, Director of Finance Technology and Transformation, brachte Erfahrung im Aufbau einer Kultur der Datennutzung und Automatisierung aus einem früheren Unternehmen mit. Sie wurde zu Sunbelt geholt, mit dem Ziel, die Geschäftsanwender:innen dazu zu befähigen, Technologie in ihren täglichen Prozessen zu nutzen, um die Geschäftseffizienz zu steigern.

Ihr bevorzugtes Tool war Alteryx. „Alteryx nimmt sich genau jener manuellen, wiederkehrenden Prozesse an, die bisher in Excel durchgeführt wurden, und sorgt für Synergien, Dokumentation, Effizienz und Geschwindigkeit“, erklärte Estes.

Aufbau eines kontrollierten Automatisierungsmodells mit Alteryx One

Die Transformationsstrategie von Sunbelt basierte auf den Säulen Befähigung (Enablement), Governance und funktionsübergreifende Zusammenarbeit. Estes beschreibt Alteryx als den „Kern“ einer hybriden Lösung, die Power Automate, Power BI, Power Apps, Databricks und andere Systeme zusammenführt und Teams dabei hilft, Daten einzubringen, aufzubereiten, zu analysieren und Ergebnisse dort bereitzustellen, wo das Unternehmen sie benötigt.

Estes war sich zudem bewusst, dass eine umfassende Transformation und Automatisierung in großem Umfang eine bewusste Strategie erforderte. Sie stützte diesen Ansatz auf vier Säulen:

1. Abstimmung

Oberste Priorität hatte die Abstimmung von Führungskräften und IT. Sunbelt genoss zwar die volle Unterstützung des CFO, doch Estes wusste, dass die Transformation nur dann skaliert werden konnte, wenn Finanzabteilung, IT und Fachbereiche an einem Strang zogen. Das bedeutete, Alteryx als Instrument zu etablieren, das den Fachbereichen zur Selbsthilfe verhilft, während sich die IT weiterhin auf unternehmensweite Prioritäten, Sicherheit und Governance konzentrieren konnte.

2. Befähigung

Sunbelt investierte zudem stark in Training und Zertifizierung. Als Estes seine Tätigkeit aufnahm, verfügte Sunbelt über 27 Alteryx Lizenzen. Innerhalb von fünf Monaten wuchs das Unternehmen auf 325 aktivierte Benutzer:innen und rund 80 Zertifizierungen.

Sunbelt unterstützt diese Befähigung durch Training, Office Hours und Partnerschaften, die dazu beitragen, Trainingsmodule zu gestalten und die Einführung zu beschleunigen. „Man kann den Leuten nicht einfach ein Tool geben und hoffen, dass sie es nutzen“, so Estes. „Sie müssen ihnen beibringen, wie sie es nutzen, indem Sie ihnen das notwendige Training geben, um die Fähigkeiten aufzubauen.“

3. Automatisierungsentwicklung

Nachdem die Anwender:innen geschult und geeignete Einsatzbereiche identifiziert waren, startete Sunbelt Automatisierungs-Sprints mit einer Dauer von acht bis zwölf Wochen. Diese sollten Teams dabei unterstützen, wiederkehrende manuelle Prozesse in automatisierte Workflows zu überführen, die schnell einen Mehrwert liefern. Manche Automatisierungen sind einfach. Andere sind komplexer. Gemeinsam tragen sie dazu bei, das zu schaffen, was Estes als „Automatisierungsmentalität“ bezeichnet.

Estes sagt, dass sie jeden Workflow als wiederverwendbares Asset betrachtet. „Ziel ist es, das zu nutzen, was die Menschen bereits tun“, so Estes. „Indem wir Automatisierungen dokumentieren und teilen, können wir Teams dabei helfen, auf bereits vorhandenen Workflow aufzubauen.“

4. SOX-Compliance

Da viele frühe Use Cases das Finanz- und Rechnungswesen unterstützten, musste SOX-Compliance von Anfang an integriert werden. Sunbelt hat einen dedizierten Alteryx Server für SOX-Workflows eingerichtet und einen unterstützenden ServiceNow-Prozess entwickelt, um Kontrollen, Dokumentation und Governance zu verwalten.

Die um diesen Server herum aufgebaute Governance-Infrastruktur – die Zugriffskontrolle, die Dokumentation von Workflows und die Verfolgung des Datenverlaufs durch Alteryx Telemetrie – wurde zum Rückgrat von allem, was folgte.

Schnellere Antworten und messbare Ergebnisse

Die Ergebnisse ließen nicht lange auf sich warten und betrafen genau jene Bereiche, die für das Unternehmen am wichtigsten waren.

Im Steuer- und Rechnungswesen reduzierten Automatisierungen, die direkt mit dem Zeitplan für den Monatsabschluss verknüpft waren, den Zeitaufwand für wiederkehrende Berechnungen, die Vorbereitung von Buchungssätzen und die Datenzusammenstellung drastisch. Ein Berichtsprozess, der zuvor sechs Tage dauerte, konnte auf sechs Sekunden reduziert werden. Das Team hat einen durch Alteryx generierten analytischen Mehrwert von mehr als 2 Millionen US-Dollar dokumentiert – eine Zahl, die mit der Einbindung neuer Abteilungen stetig wächst.

Im operativen Bereich rief das für den Fuhrpark zuständige Team früher einmal im Monat Daten ab und erstellte Berichte. Dank der Automatisierung dieses Workflows durch Alteryx erfolgt dieser Prozess nun wöchentlich. „Wenn ein Fahrzeug oder ein Gerät ausfällt, müssen wir nicht mehr 30 Tage warten, bis wir unsere Anbieter benachrichtigen können, dass eine Reparatur erforderlich ist, sondern können diese Benachrichtigung jetzt wöchentlich absetzen“, so Estes. Schnellere Reparaturzyklen bedeuten eine höhere Verfügbarkeit der Betriebsmittel und direkt realisierbare Umsätze.

Der Wandel im Selbstvertrauens der Teams war ebenso bemerkenswert wie die Zahlen. „Teams verwenden ihre Zeit nun für das, was sie wirklich tun wollen, statt für banale Aufgaben, die lediglich zur Erledigung der Arbeit nötig sind“, so Estes. „Die Menschen haben Vertrauen in ihre Arbeit, ihre Arbeitsergebnisse und den Mehrwert, den sie liefern.“

Skalierung von Alteryx One, Databricks und KI-gestützten Workflows

Das nächste Kapitel von Sunbelt steht ganz im Zeichen der Skalierung. Während das Unternehmen seine Databricks-Reise fortsetzt, sieht Estes, dass Alteryx One eine Schlüsselrolle bei der Verbindung von Cloud-Daten, KI und gesteuerten Analysen in einer Plattform spielt.

Diese Vision umfasst die Nutzung von Live-Abfragen mit Databricks, den verstärkten Einsatz von Auto Insights sowie die Erschließung von Möglichkeiten in den Bereichen Machine Learning, App-Funktionalität und KI-Tools. Für Estes bietet Alteryx One die Flexibilität, Cloud-Daten nahtloser in Geschäftsprozesse zu integrieren und gleichzeitig die Kontrolle darüber zu verbessern, wie Teams Daten nutzen.

Ein vielversprechendes Einsatzgebiet für KI ist die sogenannte „Use Tax“ (eine Steuer auf die Nutzung von Waren, für die beim Kauf keine Umsatzsteuer entrichtet wurde). Sunbelt hat bereits einen Teil des Berechnungsprozesses für diese Steuer in Alteryx automatisiert, indem Rechnungsdaten über eine API abgerufen werden. Der nächste Schritt besteht darin, Alteryx KI-Tools zu verwenden, um PDF-Dateien zu lesen, festzustellen, ob Use Tax gezahlt wurden, den entsprechenden Betrag zu extrahieren und die Notwendigkeit zu beseitigen, jede Woche Tausende von Rechnungen manuell zu prüfen.

Zudem baut Sunbelt seine interne Automatisierungs-Community weiter aus. Der Rat von Estes ist einfach: Bauen Sie Ihr Netzwerk auf, schulen Sie die Anwender:innen, etablieren Sie frühzeitig Governance-Strukturen und planen Sie das System so, dass es künftig mitwachsen kann. Automatisierung kann nicht erzwungen werden. Doch sobald Teams den Mehrwert erkennen, entsteht eine Eigendynamik.